Effectieve tijdregistratie met Paymo timetracker

woensdag 21 januari 2009

Veel freelancers en webdesigners (in principe geldt dit natuurlijk voor ieder type onderneming) zullen wel eens problemen hebben (gehad) op dit gebied. Projectbeheer en tijdregistratie. Je bent met een aantal projecten tegelijk bezig, krijgt tussendoor een mail of je even iets wil aanpassen, krijgt spontaan een ingeving voor een goed ontwerp en ga zo maar door. Op zich is hier natuurlijk niets mis mee, maar heb je aan het einde van de rit ook een duidelijk overzicht van wat je die dag (of nacht) allemaal hebt gedaan.  Welke werkzaamheden heb je uitgevoerd, voor welke klant en hoe lang ben je er mee bezig geweest?

Een duidelijk overzicht is in de eerste plaats natuurlijk belangrijk voor je facturatie. Want al die 'half uurtjes' kosten niet alleen veel tijd maar ook veel geld als je ze niet factureert.

In de tweede plaats biedt het je ook een zeer verhelderend inzicht in de tijd die je aan projecten besteed. Men is vaak geneigd in de loop der tijd standaard tarieven te ontwikkelen voor bepaalde projecten. 'Zo'n soort website kost ongeveer x euro'. Maar waar is dit op gebaseerd? Hoogstwaarschijnlijk op een geschat aantal uren. Maar misschien zit je er wel heel ver naast. Door nauwkeurig bij te houden hoeveel tijd aan bepaalde projecten is besteed kun je uiteindelijk steeds beter in gaan schatten hoeveel tijd je ergens voor nodig hebt. Je snijdt jezelf minder vaak in de vingers met misschattingen in offertes, én werkt dus minder vaak voor te weinig.

Natuurlijk valt het niet mee om dit allemaal handmatig bij te houden. Zeker niet als je met meerdere projecten tegelijk bezig bent. Als een ingewikkeld (en vaak duur) registratiesysteem geen mogelijkheid is, biedt Timetracker van Paymo wellicht uitkomst.

Paymo Timetracker

Deze online gratis tool is een uitermate handig en eenvoudige applicatie voor projectbeheer en tijdregistratie. Na je te hebben aangemeld wordt er een subdomein voor je aangemaakt waarop je kunt inloggen en je gegevens kunt beheren. Je kunt op eenvoudige wijze al je klanten toevoegen, projecten koppelen aan deze klanten en vervolgens voor deze projecten taken aanmaken. In de gratis versie kun je tot 3 medewerkers toevoegen welke individueel aan taken kunnen worden gekoppeld.

Zie de onderstaande screenshots voor een indruk:

Paymo timetracker dashboard

Paymo timetracker user details

Handige widget

Het mooie aan Paymo Timetracker is de beschikbare widget. Je kiest in de widget een project en bijbehorende taak en hoeft alleen nog maar op start te klikken. Vervolgens begint de timetracker met het bijhouden van je gewerkte tijd. Ben je klaar dan klik je op stop en wordt er een nieuwe entry aangemaakt.

Timetracker Widget

Op het dashboard kun je uiteindelijk netjes alle gegevens bekijken en overzichten genereren. Deze overzichten kun je exporteren naar pdf en bevatten zeer overzichtelijk het aantal gewerkte uren per klant, project of medewerker gedurende een bepaalde periode.

Er wordt inmiddels zelfs gewerkt aan de mogelijkheid om automatisch facturen te genereren. Een eerste beta versie is hiervan beschikbaar. Overigens zou ik hier niet snel gebruik van maken want het betreft natuurlijk een online dienst. Ik twijfel niet aan de veiligheid maar financiële gegevens beheer ik bij voorkeur liever lokaal.

Ben je op zoek naar een eenvoudige manier om je projecten en gewerkte uren te beheren dan is deze applicatie absoluut een aanrader!

Voor meer informatie: www.paymo.biz

 

Contact


Santhos
Industrieweg 5
7944 HT Meppel
Drenthe

+31(0)522 47 57 32
info@santhos.nl »